○新居浜市公用文に関する規程
昭和39年10月1日
訓令第22号
(趣旨)
第1条 この規程は、法令その他別に定めるもののほか、本市公用文の文体、用字、用語、形式、配字等に関し必要な事項を定めるものとする。
(昭54訓令2・一部改正)
(文体)
第2条 公用文の文体は、原則として「である」体を用いる。ただし、告示、公告、掲示の類及び往復文書(通達、通知、伺、願、届出、申請、照会、回答、報告等)の類はなるべく「ます」体を用いる。
2 文語脈の表現はなるべくやめて、平明なものとする。
3 文章はなるべく区切って短くし、接続詞や接続助詞などを用いて文章を長くすることを避ける。
4 文の飾り、曖昧な言葉、回りくどい表現は、できるだけやめて、簡潔で論理的な文章とし、敬語についても、なるべく簡潔な表現とする。
5 文書には、できるだけ、一見して内容の趣旨が分かるように、簡潔な標題を付ける。また、「照会」、「回答」のような文書の性質を表す言葉を付ける。
6 内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とする。
(昭54訓令2・平23訓令4・一部改正)
(用字)
第3条 文字は、漢字と平仮名を交えて用い、左横書きとする。ただし、外国の地名、人名、外来語等は、片仮名を用いることとする。
2 漢字は、次の範囲内で用いる。ただし、地名、人名等については、これによらないことができる。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
3 仮名遣いは、次の範囲内で用いる。
(1) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(2) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(昭54訓令2・昭57訓令11・昭63訓令12・平23訓令4・一部改正)
(用語)
第4条 用語は、次に掲げる事項に注意して用いなければならない。
(1) 特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いる。
(2) 使い方の古い言葉を使わず、日常使い慣れている言葉を用いる。
(3) 言いにくい言葉を使わず、口調の良い言葉を用いる。
(4) 音読する言葉はなるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いる。
(5) 音読する言葉で、意味が複数に解釈できるものは、なるべく避ける。
(6) 漢語をいくつもつないでできている長い言葉は、無理のない略し方を決める。
(7) 同じ内容のものを違った言葉で言い表すことのないように統一する。
(昭54訓令2・平23訓令4・一部改正)
(数字)
第5条 数字は、アラビア数字を用いる。ただし、次に掲げるような固有名詞や数としての性質を失った熟語等は、漢数字を用いる。
(1) 固有名詞(例)四国、九州、二重橋
(2) 数量的な感じの薄い語(例)一般、一部分
(3) 概数を示す語(例)二・三日、四・五人、数十日
(4) 慣習的な語(例)一休み、二言目
(5) 単位として用いる語(例)120万、1,200億
2 数字の桁の区切り方は、3位区切りとし、区切りには「,」(コンマ)を用いる。ただし、「桁」の大きい数字のときは、その単位として、「単位千円」「万」「億」を用いてもよいが、「千」「百」などの小さい数字は、漢数字を用いない。
3 前項の規定にかかわらず、年号、文書番号、電話番号などのように数量的な観念の薄いものは、区切りを付けない。
4 小数、分数及び帯分数の書き方は、次の例による。
小数 | 0.123 |
分数 |
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帯分数 |
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5 日付、時刻及び時間の書き方は、次の例による。
区分 | 日付 | 時刻 | 時間 |
普通の場合 | 年号54年4月1日 | 17時20分 | 10時間20分 |
省略する場合 | 年号54・4・1 | 17・20 |
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(昭54訓令2・平23訓令4・一部改正)
(句切り符号)
第6条 文書には、必ず句読点(「。」(句点)、「、」(読点)、「・」(中点))を付し、また必要に応じて「～」(なみがた)、「―」(ハイフン)、「( )」(かっこ)、「「 」」(かぎ)等を用い理解しやすく、読みやすくする。
2 句切り符号の用い方は、次による。
(1) 「。」(句点)は、一つの文を完全に言い切ったところに用いる。
(2) 「、」(読点)は、一つの文の中で、語句の切れ又は続きを明らかにする必要があるところに用いる。
(3) 「・」(中点)は、体言を並列するとき又は外来語及び日付(省略する場合)の句切りに用いる。
(例) 条例・規則・規程
(4) 「：」(コロン)は、次に続く説明文その他の語句があることを示す場合に用いる。
(例) 参考：…………… 電話：新居浜5151
(5) 「～」(なみがた)は、「………から………まで」を示す場合に用いる。
(例) 第1号～第10号、東京～大阪
(6) 「―」(ハイフン)は、語句の説明又は丁目地番を省略して書く場合に用いる。
(例) 赤―止まれ、青―進め
有楽町1―1(有楽町一丁目1番地)
(7) 「( )」(かっこ)は、一つの語句若しくは文の後に注記を加えるとき又は見出しその他の簡単な独立した語句を明示するときに用いる。
(8) 「「 」」(かぎ)は、言葉を定義する場合、他の用語又は文章を引用する場合、法令中の字句を改正し、追加し、又は削る場合などにその部分を明示するときに用いる。
(9) 「………」(点線)は、語句を代用する場合に用いる。
(例) ……………することができる。
(昭54訓令2・平23訓令4・一部改正)
(繰り返し符号)
第7条 繰り返し符号は、「々」に限り用い、漢字の1字繰り返しの場合に用いる。ただし、続く漢字が異なった意味であるときは、用いない。
(例) 人々、個々、事務所所在地
(平23訓令4・一部改正)
(見出し符号)
第8条 見出し符号は、項目を細別するときに用い、次の例による。ただし、項目が少ないときは、「第1」を省いて「1」から用いることができる。この場合「1」は、第1字目から書き出すものとし、以下の符号は、それぞれ1字ずつ繰り上げる。
(平23訓令4・一部改正)
(敬称)
第8条の2 公用文に用いる敬称は、原則として「様」を用いるものとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令等の規定により「様」以外の敬称によらなければならないもの
(2) 官公署宛てのもので、「様」を用いることが適当でないもの
(3) 「御中」「各位」等の他の敬称を用いることが適当なもの
2 前項の規定にかかわらず、市長その他市の機関(以下この項において「市長等」という。)宛てに提出する文書については、名宛人である市長等に敬称を付けず、「(宛先)」を冠し、市長等の機関名のみを表記するものとする。ただし、敬称を付けることが適当であるものについては、この限りでない。
(平5訓令2・追加、平18訓令3・平23訓令4・一部改正)
(公文書の種類)
第9条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 例規文書
ア 法規文書
(ア) 条例 法令の規定に基づき、市が法令の範囲内において、その事務に関し、議会の議決を経て、制定することができる自治法規をいう。
(イ) 規則 法令又は条例の規定に基づき、市長が法令又は条例の範囲内において、その権限に属する事務に関し制定することができる自治法規をいう。
(ウ) 委員会規則・規程 市の委員会等が、法令、条例又は規則に違反しない限りにおいて制定することができる自治法規をいう。
イ 令達文書
(ア) 訓令 市長が所属の職員に対し、権限の行使について指揮するために発する命令をいう。
(イ) 庁達 所属の職員に対し、特定の事項を命ずるために発する職務命令をいう。
(ウ) 指令 市が、申請あるいは出願に基づいて、その相手方に対し、権限に基づいて許可、不許可等の行政行為をなし、又はある行為を命じ、若しくは指示する場合に発する文書をいう。
ウ 公示文書
(ア) 告示 法令等の規定若しくは権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を市民一般に周知させるために発する文書をいう。
(イ) 公告 法令等の規定若しくは権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を広く全般に周知させるために発する文書をいう。
(2) 一般文書
ア 往復文書
(ア) 照会・回答 照会とは、一定の事項について問い合わせるために発する文書をいい、回答とは、照会に対する答えを表示する文書をいう。
(イ) 通知 特定の相手方に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるために発する文書をいう。
(ウ) 通達 上司から所属職員に対し、法令の解釈、行政運営の方針、事務運営上の細目的事項等を指示し、その他一定の行為を命ずる場合に発する文書をいう。
(エ) 報告 法令、契約等に基づく義務を前提とし、対等若しくは上司又は委任者に対し、一定の事実を通報する場合に発する文書をいう。
(オ) 送付 物品書類等を送る場合に発する文書をいう。
(カ) 申請 市が上級行政機関に対し、許可、認可、補助指令等一定の行政行為を求める場合に発する文書をいう。
(キ) 進達・副申 進達とは、上級行政機関に提出すべき申請書その他の文書で市を経由すべきことを求められているものについて、市がその受付書類を上級行政機関に送達する場合に発する文書をいい、副申とは、進達に当たって参考意見等を添付する必要がある場合に発する文書をいう。
(ク) 願・届 願とは、申請と同じ意味に用いられることもあるが、多くは、入学、受験などに際し、学校や機関に対して入学、受験などを願い出る場合に提出する文書をいい、届とは、一定の事項を行政機関に知らせる場合に提出する文書をいう。
(ケ) 勧告 市が、法令上定められた権限に基づいて、特定の事項につき、相手方である行政機関に対し、ある処置を勧め、又は促す場合に発する文書をいう。
(コ) 諮問・答申 諮問とは、一定の機関(諮問機関)に対し、市から調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるために発する文書をいい、答申とは、諮問事項に対する意見を述べるために発する文書をいう。
イ 部内文書
(ア) 復命書 職員が上司から特定の事項について調査することを命ぜられ、又は会議に出席することを命ぜられた場合などにおいて、その内容及び結果などについて上司に報告するために作成する文書をいう。
(イ) 事務引継書 職員が退職し、休職し、又は転任した場合において、その担任の事務について、所定の職員に引き継ぐ場合に作成する文書をいう。
(ウ) 上申・内申 上申とは、職員又は市が上司又は上級機関に対して意見、事実等を申し述べる文書をいい、内申とは、主として部内の人事関係の事項について用いる文書をいう。
(エ) 辞令書 職員の身分、給与その他人事上の異動につき、その旨を記載して本人に交付する文書をいう。
(オ) 願・届 職員が職務上の一定の事項について上司の許可を受けることを必要とする場合及び届け出るように定められている場合に作成する文書をいう。
(カ) 伺 機関の意思を決定するための手続として、下級の職員が上司の指示を受けるために作成する文書をいう。
(キ) 事故の手続書
a 進退伺
b 始末書
c てん末書
ウ その他の文書
(ア) 書簡文書 職員が、その資格において儀礼的に発する文書をいい、案内状、礼状、挨拶状、依頼状等の通信文書が含まれる。
(イ) 式辞文書 市が儀式に用いる文書をいい、式辞、祝辞、告辞、訓辞、答辞、弔辞等が含まれる。
(ウ) 議案 議会において議決すべき案件をいう。
(エ) 証明書 特定の事実又は法律関係の存在を公に証明するために発する文書をいう。
(オ) 請願書、陳情書
(カ) 意見書
(キ) 賞状、表彰状、感謝状
(ク) 申込書
(ケ) 見積書、契約書
(コ) 請求書、領収書(受領書)
(サ) 納税通知書、納付書、納入通知書
(シ) 手帳
(ス) 調停申請書
(セ) 異議申立書
(ソ) 審査請求書
(タ) その他
(昭54訓令2・平23訓令4・一部改正)
(法規文書形式及び配字)
第10条 法規文書の形式及び配字は、次のとおりとする。
(昭54訓令2・平13訓令10・平23訓令4・一部改正)
(令達文書の形式及び配字)
第11条 令達文書の形式及び配字は、次のとおりとする。
(昭41訓令17・昭44訓令3・昭54訓令2・平23訓令4・一部改正)
(公示文書の形式及び配字)
第12条 公示文書の形式及び配字は、次のとおりとする。
(昭54訓令2・一部改正)
(条文等の改正)
第13条 条文等の改正の基本形式は、次のとおりとする。
(昭54訓令2・平23訓令4・一部改正)
(附則の形式及び配字)
第14条 附則の形式及び配字は、次のとおりとする。
(昭54訓令2・平23訓令4・一部改正)
(一般文書の形式及び配字)
第15条 一般文書の形式及び配字は、次のとおりとする。ただし、特別なものは、この限りでない。
(昭54訓令2・昭57訓令11・昭60訓令6・昭60訓令9・平13訓令10・平23訓令4・一部改正)
附則
この規程は、昭和39年10月1日から施行する。
附則(昭和41年9月27日訓令第17号)
この規程は、昭和41年9月27日から施行する。
附則(昭和44年3月31日訓令第3号)
この規程は、昭和44年4月1日から施行する。
附則(昭和54年1月25日訓令第2号)
この規程は、昭和54年1月25日から施行する。
附則(昭和57年10月1日訓令第11号)
この規程は、昭和57年10月1日から施行する。
附則(昭和60年7月1日訓令第6号)
この規程は、昭和60年7月1日から施行する。
附則(昭和60年12月26日訓令第9号)
この規程は、昭和60年12月26日から施行する。
附則(昭和63年4月1日訓令第12号)
この規程は、昭和63年4月1日から施行する。
附則(平成5年4月1日訓令第2号)
この規程は、平成5年4月1日から施行する。
附則(平成13年12月25日訓令第10号)
この規程は、平成13年12月25日から施行する。
附則(平成18年3月31日訓令第3号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月31日訓令第4号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。