○新居浜市文書規程

昭和63年4月1日

訓令第50号

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、新居浜市における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録で、職員が組織的に用いるものとして保有しているものをいう。

(2) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(3) 電子文書 電磁的記録で文書の体裁に関する書式情報を含むものをいう。

(4) 紙文書 文書のうち電子文書を除いたものをいう。

(5) 文書管理システム 文書の収受、起案、決裁、保管、保存、管理等を行うための情報管理システムをいう。

(6) 電子決裁 文書管理システムを用いて、電子的方式により意思決定を行うものをいう。

(7) 紙決裁 紙文書による意思決定を行うものをいう。

(令3訓令7・追加)

(課長の責務)

第2条の2 課、室、出先機関等(以下これらを「課」という。)の長は、常に課員に文書の作成及び取扱いを習熟させ、文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、随時文書の処理状況を調査して事務処理の促進に努めなければならない。

(平4訓令9・平7訓令16・平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(職員の責務)

第2条の3 職員は、市政に関する説明責任を果たすことを常に意識し、文書の作成及び管理を適正に行わなければならない。

(令6訓令3・追加)

(文書担当)

第3条 文書事務を適正に処理させるために、課に文書担当を置く。

2 文書担当は、係長の職にある者を主管の課長(以下「主管課長」という。)が指名する。

3 文書担当は、次に掲げる事項を取り扱う。

(1) 文書の審査に関すること。

(2) 文書の整理及び保存に関すること。

(3) 文書管理システムの円滑な運用に関すること。

(4) 前3号に定めるもののほか、文書の取扱いに関すること。

(平5訓令1・追加、平7訓令16・令3訓令7・一部改正)

(収受文書等の処理)

第4条 郵便その他の方法により送付された紙文書は、主管の課(以下「主管課」という。)において直接収受したものを除き、文書担当課において収受する。

2 前項の規定により文書担当課において収受した紙文書の配布は、次による。

(1) 紙文書は、開封しないで、速やかに主管の部(以下「主管部」という。)に配布すること。ただし、主管部が判明しない紙文書は、開封し、これを確認する。

(2) 現金書留、内容証明付文書、配達証明付文書、簡易書留、書留小包等の書留による紙文書は、文書配布簿(第1号様式)により主管部に配布すること。

(3) 訴訟、不服申立て、債権の差押え等に関する紙文書で日時が権利の得失に関係のあるものは、到着の日時を記入し、文書担当課長の認印を押し、文書配布簿により主管部に配布すること。

3 主管部の庶務担当課は、配布された紙文書を速やかに主管課に配布すること。

(平元訓令3・平4訓令9・平7訓令16・平13訓令10・平19訓令6・平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(配布文書等の処理)

第5条 主管課長は、前条の規定により配布され、又は主管課において直接収受した紙文書に受付年月日を付し、文書管理システムに所要事項を登録しなければならない。ただし、軽易な紙文書については、これを省略することができる。

2 他の部及び課(以下「部課」という。)に関連のある紙文書は、それぞれ所管の部課に写しを送付しなければならない。

(平4訓令9・平7訓令16・平19訓令6・平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(電子文書の処理)

第5条の2 電子文書の受信は、電気通信回線を通じて行うものとする。

2 前項の規定により受信した電子文書は、文書管理システムに所要事項と併せて登録しなければならない。ただし、軽易な電子文書については、これを省略することができる。

3 前項の規定にかかわらず、文書担当課長が電子文書を登録することが適当でないと認めるときは、当該電子文書の内容を用紙に出力し、当該用紙を収受した紙文書とみなして、前条の規定を適用する。

(令3訓令7・追加、令6訓令3・一部改正)

(起案)

第6条 事案の処理の意思決定に当たっては、文書管理システムに所要事項を登録した上で、文書管理システムに登録した電磁的記録により、又は文書管理システムから出力した起案用紙を用いて、起案しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合は、当該各号に定める方法により起案することができる。

(1) 軽易な事案であって収受した文書に基づいて起案する場合 当該文書の余白への記載等により処理する方法

(2) 主管課長が文書担当課長と協議して定めた帳票により起案することが適当な場合 当該帳票を用いる方法

(3) 文書担当課長が文書管理システムを用いて起案することが適当でないと認める場合 起案用紙(第2号様式)を用いる方法

(令3訓令7・全改)

(起案の要領)

第7条 起案文書の作成に当たっては、新居浜市公用文に関する規程(昭和39年訓令第22号)によるもののほか、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 主管課名、起案年月日その他所要の事項を漏れなく記載すること。

(2) 内容の分かる適切な件名を付けること。

(3) 簡明な起案理由のほか、必要に応じ根拠となる法規の条項及び予算関係事項を記載すること。

(4) 必要に応じ、意思決定又は処理の経過を記載し、又は関係書類を添付すること。

(5) 紙決裁による起案文書を訂正したときは、該当箇所に訂正の認印を押印すること。

(平21訓令9・平23訓令3・令3訓令7・令6訓令3・一部改正)

(回議及び決裁)

第8条 起案文書は、特別の定めのあるものを除くほか、順次直属の上司に回議し、市長の決裁を受けなければならない。ただし、会計管理者の権限に属する事務については、この限りでない。

2 回議の承認又は決裁は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める方法により行うものとする。

(1) 電子決裁 文書管理システムにおいて承認又は決定の意思を登録する方法

(2) 紙決裁 起案文書の所定の欄に押印する方法

(平元訓令3・平3訓令11・平4訓令9・平7訓令16・平19訓令6・平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(市長の代決)

第9条 市長が不在のときの代決は、次による。

(1) 市長が不在のときは、副市長(統括)

(2) 市長、副市長(統括)ともに不在のときは、副市長(特命)又は主管部長

(平19訓令6・平23訓令3・令2訓令9・令6訓令3・一部改正)

(後閲)

第10条 代決をした者は、代決した事項で事の重要なもの又は異例に属するものについては、事後において上司に報告し、承認を受けなければならない。

(決裁の区分)

第11条 次の各号に掲げる者が専決する文書の起案に当たっては、それぞれ当該各号に掲げる記号を文書管理システムに登録し、又は起案用紙の決裁区分欄に記載するものとする。

(1) 副市長(統括) 甲

(2) 部長 乙

(3) 課長 丙

(平3訓令11・平4訓令9・平7訓令16・平19訓令6・平23訓令3・令2訓令9・令3訓令7・一部改正)

(合議)

第12条 他の部課に関係のある事案は、その部課長の合議を経て決裁を受けなければならない。

(令3訓令7・一部改正)

(起案文書の持回り等)

第13条 紙決裁による起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその者の直属の上司が当該起案文書を持ち回って決裁を受けなければならない。

(平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(浄書)

第14条 決裁文書は、主管課において浄書する。

2 浄書は、正確かつ明瞭に行わなければならない。

(平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(発文)

第15条 文書の発文は、次による。

(1) 文書には、発文記号及び発文番号を付すこと。ただし、庁内文書その他主管課長が発文記号及び発文番号を付する必要がないと認める文書については、これを付さないことができる。

(2) 発文記号は、部課の頭字に新の文字を冠すること。

(3) 発文番号は、課ごとに暦年により一連番号とすること。ただし、同一事件については同一番号を用いること。

(4) 条例、規則、訓令、要綱、告示、公告等の番号は、それぞれの種別に従った暦年による一連番号とする。

(5) 市議会に提出する議案等には、暦年による一連番号を付けるものとする。

2 前項の規定により文書に発文記号及び発文番号を付すときは、文書管理システムに所要事項を登録しなければならない。

(平4訓令9・平6訓令3・平7訓令16・平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(公印の使用)

第16条 発送する紙文書(以下「発送文書」という。)は、新居浜市公印規程(昭和34年規程第2号)の定めるところにより、公印を押印し、必要に応じて契印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、特に軽易な文書又は文書の性質上不用と認められるものについては、起案用紙にその旨を表示し、公印を省略することができる。

(平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(文書の発送)

第17条 発送文書は、文書担当課に回付する。ただし、切手を貼っているものは、主管課が直接発送することができる。

2 文書担当課は、発送文書の回付を受けたときは、料金後納その他の方法により発送しなければならない。

(平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(発信者)

第18条 文書の発信者名は、市長名又は市名を用いるものとする。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書の発信者名は、副市長名、部長名、会計管理者名又は課長名を用いることができる。

(1) 通知、依頼、照会及び回答

(2) 副市長名、部長名、会計管理者名又は課長名を用いることを必要とする文書

(3) その他軽易な文書

(平4訓令9・平7訓令16・平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(保存年限)

第19条 文書(次条第1項に規定する代替文書を含む。以下この条、第21条第22条第24条及び第25条において同じ。)の保存年限は、法令に定めるもののほか、次のとおりとする。

永久保存

(1) 議案及び議会に関するもの

(2) 条例、規則、規程その他法規に関するもの

(3) 国及び県の訓令及び指令に関するもの

(4) 儀式及び褒賞に関するもの

(5) 訴訟及び不服申立てに関するもの

(6) 職員の任免、給与、分限、懲戒、表彰、身分、退隠料その他人事に関するもの

(7) 職員の健康保険に関するもの

(8) 基金に関するもの

(9) 財産の取得、管理及び処分に関するもの

(10) 市長及び副市長の事務の引継ぎに関するもの

(11) 市税の賦課徴収に関するもの

(12) 予算及び決算に関するもの

(13) 市債に関するもの

(14) 寄附に関するもの

(15) 認可及び許可に関するもの

(16) 都市計画及び土地区画整理に関するもの

(17) 事業計画に関するもの

(18) 統計調査に関するもの

(19) 市の廃置分合及び字の変更に関するもの

(20) 特に重要な契約に関するもの

(21) その他永久保存の必要があるもの

10年保存

(1) 公告に関するもの

(2) 出納に関するもの

(3) 一時借入金に関するもの

(4) 備品の保管に関するもの

(5) 補助金に関するもの

(6) 重要な契約に関するもの

(7) 特別永住許可事務に関するもの

(8) その他10年保存の必要があるもの

3年保存

(1) 在留関連事務に関するもの

(2) 報告、証明等に関するもの

(3) 陳情等に関するもの

(4) 融資のあっせんに関するもの

(5) 感染症予防に関するもの

(6) 行旅病人及び行旅死亡人に関するもの

(7) 職員の勤務に関するもの

(8) 事務改善に関するもの

(9) 工事の施行に関するもの

(10) その他3年保存の必要があるもの

1年保存

(1) 軽易な照会、回答、願、伺、届等に関するもの

(2) 日誌、通知等に関するもの

(3) その他軽易なもの

2 前項の保存年限の区分による保存を必要としない文書は、保存年限を同項の区分より繰り下げることができる。

3 文書の保存年限は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初日から起算する。ただし、暦年により保存する必要がある文書の保存年限については、その完結した日の属する年の翌年初日から起算する。

4 第1項の規定にかかわらず、同項の規定により保存年限を永久とした文書のうち、その保存後30年を経過したものについては、文書担当課長が当該文書の主管課長と協議し、保存の要否について精査するものとする。この場合において、当該文書に係る保存年限の起算日については、前項の規定により決定するものとする。

5 前項の規定による精査の結果、引き続き保存する必要があると認めた文書は、保存を継続するものとし、以後10年を経過するごとに同項前段の規定に準じて保存の要否を協議し、精査するものとする。

(平13訓令10・平19訓令6・平21訓令9・平23訓令3・平24訓令5・令3訓令7・令6訓令3・一部改正)

(保存)

第20条 完結した文書(第5条の2第2項の規定による登録をした電子文書及び電子決裁を行った文書(次項において「電子決裁文書等」という。)を除く。)は、簿冊に編さんして適切に保存しなければならない。ただし、保存のため必要があるときは、当該文書と内容を同じくする同一又は他の種別の文書(以下「代替文書」という。)を作成し、次条の規定に準じて簿冊に編さんすること又は電子媒体等に保存することをもってこれに代えることができる。

2 電子決裁文書等は、文書管理システムにより保存するものとする。

(平23訓令3・全改、令3訓令7・令6訓令3・一部改正)

(編さん)

第21条 簿冊の編さんは、次による。

(1) 暦年又は会計年度によって区分すること。

(2) 別に定める文書分類表及び個別名称ごとの保存年限により分類すること。

(3) 完結の順序に従って編さんし、目次を付すること。

(4) 保存のため必要があるときは、数年分を併せて編さんすること。

(5) 1件の文書で数事件に関連するものは、最も関係の深い事件に属するものに編さんすること。

(6) 簿冊の厚さは、おおむね7センチメートルを標準とすること。

2 編さんの終わった文書は、簿冊の表紙・背表紙・目次(第3号様式)を付して装丁するものとする。

3 簿冊の編さんは、暦年によるものは2月末日までに、会計年度によるものは5月末日までに終わらなければならない。

4 主管課は、前項に規定する簿冊の編さんが終了したときは、速やかに簿冊目録(第4号様式)を作成し、目次を付して文書担当課長に提出しなければならない。

(平6訓令3・平21訓令9・平23訓令3・令3訓令7・令6訓令3・一部改正)

(簿冊の保管)

第22条 簿冊(代替文書を編さんした簿冊及び代替文書を保存した電子媒体等を含む。以下同じ。)は、主管課において保管する。ただし、永久保存及び10年保存の文書を編さんし、又は保存した簿冊で、編さんされ、又は保存されている文書が第19条第3項の規定による起算の日から3年を経過したものであるもの(会計、税務及び戸籍に関する文書を編さんし、又は保存した簿冊を除く。以下「保管簿冊」という。)は、文書担当課において保管する。

2 保管簿冊は、保管簿冊台帳(第5号様式)に登録する。

3 保管簿冊台帳は、文書担当課が管理する。

(平4訓令9・平6訓令3・平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(書庫)

第23条 書庫は、文書担当課長が管理し、常に整理整頓し、簿冊の虫害、湿り等の予防に留意しなければならない。

(平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(閲覧)

第24条 書庫の文書は、文書担当課長の承認を得なければ、閲覧し、又は持ち出すことはできない。

2 前項の規定により文書担当課長の承認を得て持ち出した文書は、転貸、抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。

(平21訓令9・平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

(廃棄)

第25条 保存年限を経過した文書並びに第19条第4項及び第5項の規定による精査の結果、引き続き保存する必要がないと認めた文書は、決裁を経て廃棄する。

2 前項の規定により廃棄する文書のうち、機密に属するもの又は他に悪用のおそれがあると認められるものは、消除し、又は焼却しなければならない。

(平21訓令9・平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

1 この規程は、昭和63年4月1日から施行する。

2 新居浜市処務規程(昭和34年訓令第4号)は、廃止する。

(平成元年4月1日訓令第3号)

この規程は、平成元年4月1日から施行する。

(平成3年4月1日訓令第11号)

この規程は、平成3年4月1日から施行する。

(平成4年4月1日訓令第9号)

この規程は、平成4年4月1日から施行する。

(平成5年4月1日訓令第1号)

この規程は、平成5年4月1日から施行する。

(平成6年4月1日訓令第3号)

この規程は、平成6年4月1日から施行する。

(平成7年4月1日訓令第16号)

この規程は、平成7年4月1日から施行する。

(平成8年7月1日訓令第12号)

この規程は、平成8年7月1日から施行する。

(平成9年7月1日訓令第8号)

1 この規程は、平成9年7月1日から施行する。

2 この規程施行の際、現に使用されている改正前の規程による様式は、当分の間これを訂正して使用することができる。

(平成13年12月25日訓令第10号)

この規程は、平成13年12月25日から施行する。

(平成19年3月30日訓令第6号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成21年4月1日訓令第9号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際現に第2条の規定による改正前の新居浜市文書規程第3号様式の規定により使用されている書類は、同条の規定による改正後の新居浜市文書規程第3号様式の規定によるものとみなす。

(平成23年3月31日訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際現に保存されている完結した文書(附則第4項の規定によりこれらの文書の代替文書とみなされる文書を含む。次項において同じ。)の保存年限の起算日については、改正後の第21条第3項の規定により決定するものとする。

3 この訓令の施行の際現に改正前の第24条の規定により文書担当課が保管している簿冊に編さんされている完結した文書又はそれぞれの所管の課若しくは所が保管している会計、税務及び戸籍に関する完結した文書で、前項の規定により保存年限の起算日を決定した場合に、その保存後30年を経過したこととなるものは、改正後の第21条第4項に規定するその保存後30年を経過したものとみなし、同項前段、同条第5項及び改正後の第27条第1項の規定を適用する。

4 この訓令の施行の際現に完結した文書に代わるものとして作成し、保存されている文書は、改正後の第22条に規定する代替文書とみなす。

5 この訓令の施行の際現に改正前の第3号様式から第7号様式までの規定により使用されている書類は、改正後の第3号様式から第7号様式までの規定によるものとみなす。

(平成24年6月29日訓令第5号)

この訓令は、平成24年7月9日から施行する。

(令和2年3月31日訓令第9号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(令和3年8月31日訓令第7号)

この訓令は、令和3年9月1日から施行する。

(令和6年3月29日訓令第3号)

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

(平8訓令12・全改)

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(令3訓令7・全改)

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(平9訓令8・全改、平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

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(平6訓令3・追加、平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

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(平6訓令3・平7訓令16・平23訓令3・令3訓令7・一部改正)

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新居浜市文書規程

昭和63年4月1日 訓令第50号

(令和6年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政組織/第3章 文書・公印
沿革情報
昭和63年4月1日 訓令第50号
平成元年4月1日 訓令第3号
平成3年4月1日 訓令第11号
平成4年4月1日 訓令第9号
平成5年4月1日 訓令第1号
平成6年4月1日 訓令第3号
平成7年4月1日 訓令第16号
平成8年7月1日 訓令第12号
平成9年7月1日 訓令第8号
平成13年12月25日 訓令第10号
平成19年3月30日 訓令第6号
平成21年4月1日 訓令第9号
平成23年3月31日 訓令第3号
平成24年6月29日 訓令第5号
令和2年3月31日 訓令第9号
令和3年8月31日 訓令第7号
令和6年3月29日 訓令第3号