2　文書担当は、係長の職にある者を主管の課長(以下「主管課長」という。)が指名する。

3　文書担当は、次に掲げる事項を取り扱う。

2　前項の規定により文書担当課において収受した紙文書の配布は、次による。

3　主管部の庶務担当課は、配布された紙文書を速やかに主管課に配布すること。

2　他の部及び課(以下「部課」という。)に関連のある紙文書は、それぞれ所管の部課に写しを送付しなければならない。

2　前項の規定により受信した電子文書は、文書管理システムに所要事項を登録しなければならない。ただし、軽易な電子文書については、これを省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合は、当該各号に定める方法により起案することができる。

2　回議の承認又は決裁は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める方法により行うものとする。

2　浄書は、正確かつ明瞭に行わなければならない。

2　前項の規定により文書に発文記号及び発文番号を付すときは、文書管理システムに所要事項を登録しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、特に軽易な文書又は文書の性質上不用と認められるものについては、起案用紙にその旨を表示し、公印を省略することができる。

2　文書担当課は、発送文書の回付を受けたときは、料金後納その他の方法により発送しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書の発信者名は、副市長名、部長名、会計管理者名又は課長名を用いることができる。

2　前項の保存年限の区分による保存を必要としない文書は、保存年限を同項の区分より繰り下げることができる。

3　文書の保存年限は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初日から起算する。ただし、暦年により保存する必要がある文書の保存年限については、その完結した日の属する年の翌年初日から起算する。

4　第1項の規定にかかわらず、同項の規定により保存年限を永久とした文書のうち、その保存後30年を経過したものについては、文書担当課長が当該文書の主管課長と協議し、保存の要否について精査するものとする。この場合において、当該文書に係る保存年限の起算日については、前項の規定により決定するものとする。

5　前項の規定による精査の結果、引き続き保存する必要があると認めた文書は、保存を継続するものとし、以後10年を経過するごとに同項前段の規定に準じて保存の要否を協議し、精査するものとする。

2　編さんの終わった文書は、簿冊の表紙・背表紙・目次(第3号様式)を付して装丁するものとする。ただし、編さんの終わった文書の全部が電子決裁による場合は、この限りでない。

3　簿冊の編さんは、暦年によるものは2月末日までに、会計年度によるものは5月末日までに終わらなければならない。

4　主管課は、前項に規定する簿冊の編さんが終了したときは、速やかに簿冊目録(第4号様式)を作成し、目次を付して文書担当課長に提出しなければならない。

2　保管簿冊は、保管簿冊台帳(第5号様式)に登録する。

3　保管簿冊台帳は、文書担当課が管理する。

2　前項の規定により文書担当課長の承認を得て持ち出した文書は、転貸、抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。

2　前項の規定により廃棄する文書のうち、機密に属するもの又は他に悪用のおそれがあると認められるものは、消除し、又は焼却しなければならない。

1　この規程は、昭和63年4月1日から施行する。

2　新居浜市処務規程(昭和34年訓令第4号)は、廃止する。

この規程は、平成元年4月1日から施行する。

この規程は、平成3年4月1日から施行する。

この規程は、平成4年4月1日から施行する。

この規程は、平成5年4月1日から施行する。

この規程は、平成6年4月1日から施行する。

この規程は、平成7年4月1日から施行する。

この規程は、平成8年7月1日から施行する。

1　この規程は、平成9年7月1日から施行する。

2　この規程施行の際、現に使用されている改正前の規程による様式は、当分の間これを訂正して使用することができる。

この規程は、平成13年12月25日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に第2条の規定による改正前の新居浜市文書規程第3号様式の規定により使用されている書類は、同条の規定による改正後の新居浜市文書規程第3号様式の規定によるものとみなす。

(施行期日)

1　この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に保存されている完結した文書(附則第4項の規定によりこれらの文書の代替文書とみなされる文書を含む。次項において同じ。)の保存年限の起算日については、改正後の第21条第3項の規定により決定するものとする。

3　この訓令の施行の際現に改正前の第24条の規定により文書担当課が保管している簿冊に編さんされている完結した文書又はそれぞれの所管の課若しくは所が保管している会計、税務及び戸籍に関する完結した文書で、前項の規定により保存年限の起算日を決定した場合に、その保存後30年を経過したこととなるものは、改正後の第21条第4項に規定するその保存後30年を経過したものとみなし、同項前段、同条第5項及び改正後の第27条第1項の規定を適用する。

4　この訓令の施行の際現に完結した文書に代わるものとして作成し、保存されている文書は、改正後の第22条に規定する代替文書とみなす。

5　この訓令の施行の際現に改正前の第3号様式から第7号様式までの規定により使用されている書類は、改正後の第3号様式から第7号様式までの規定によるものとみなす。

この訓令は、平成24年7月9日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年9月1日から施行する。