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事務改善運動成果発表会を開催しました

業務改善運動

 行政改革大綱2011の組織目標「市民の笑顔輝く市役所づくり」を達成するための取組として、平成25年度から平成27年12月末までの3年間、職員で様々な業務改善に取り組みました。

業務改善運動成果発表会

 優れた取組の成果を多くの職員で共有することで、職場でのさらなる業務改善に向けた意識の醸成を図り、改善・改革を歓迎する組織風土を推進するため、各推薦枠から推薦された特に成果のあった10件の取組について発表し、「優秀賞」、「最優秀賞」を決定し表彰しました。

発表項目(発表タイトルをクリックすると、その取り組みのプレゼン資料が表示されます)

発表課所室取組タイトル概要
財政課庁内における情報伝達の効率化・研修の参加や人間ドックの申込み、業務上のとりまとめ等、課内で回答が必要とされる連絡については回覧板を用いる。入力先となっているファイルへのリンクを貼り、ファイルを共有設定にして各個人に入力してもらう。
・情報共有が必要な事柄についても、ファイルの保存先へリンクを貼って回覧板で対応する。
市民税課

個人住民税EUC処理マニュアルの作成・更新

・操作マニュアル、手順書を作成。
・作成したマニュアルを業務担当者に渡し、マニュアルだけで作業ができるか検証し、不備が有れば修正し、操作マニュアルの完成度を高めた。
地域福祉課電話3コール 市民サービスの最も初歩的な部分であるが、地域福祉課のイメージ、しいては新居浜市のイメージにつながる大切な部分であるため、職場会で職員に電話対応の迅速さがいかに大切であるかを意識づけ、窓口対応が比較的少ない管理職も含め職員全員で電話が3コール鳴る間に対応する取り組みを行った。
地域コミュニティ課住民協働への実践~ワークショップ~ まちづくり校区懇談会当日、市長説明と行政説明の後、4グループに分かれ、住民自らが決めたテーマについて、ワークショップ形式意見交換を行った。
産業振興課中小企業振興条例に基づく補助金及び融資制度の広報に係る改善

・担当者1名で対応していた中小企業振興補助金関連事務について、平成27年度から15ある補助事業の内容ごとに担当の割り振りを行った。
・職員向けのマニュアルを作成するとともに、問い合わせ内容について記録を残すことによって情報の共有を図った。
・中小企業振興補助金についてホームページに各補助事業について詳しい説明と必要書類について記載した追加資料を掲載した。
・中小企業との仲介役となる各金融機関に対し、折に触れて助成制度の広報を行うとともに、制度の変更点や手続き上の注意点などについて毎月情報提供を行っている。また、今年度は伊予銀行、愛媛銀行および東予信用金庫に対し、助成制度についての説明会を開催して制度の周知を図った。
・融資の利率に変動があった場合は、商工会議所から金融機関および中小企業各社へ情報提供してもらっているが、当課においても金融機関への通知を行うとともに、窓口での掲示を行っている。

建築住宅課公共建築工事設計単価のデータベース化 当初は単価一覧を積算システムに追加し運用出来ないかと検討を行ったが、積算単価を電子化する場合、現在紙面ベースで使用している単価表を電子データに変換する作業が発生する。電気設備の営繕単価表は238頁(1頁50単価とすると11,900単価)あり、単価登録には多大な作業時間が発生する上、入力した単価の正誤確認を行う必要が発生するため、単なるデータベース化ではコスト管理上、利点が薄いと判断した。
 単価登録・定期更新(2回/年)の手間とコスト管理の対策として、既存システムでの対応や専用データベースソフト(Access他)等の活用を検討したが、現状での総合判断としてExcelベースのシステム開発が最も有利であるとの判断に至っている。管理の容易性と操作性を考慮し、Excelを用いて単価項目の一覧表を作成し、インデックスから必要な単価項目の選択により、単価表のPDFファイルを呼び出すことで作業時間の短縮を図ることとした。
発達支援課業務の見える化【データや書類の統一した整理管理】
・ファイルや書類の保管場所をテプラ等で作成し、視覚化した。
・各簿冊の内容を一覧にまとめ、簿冊に掲示し、どの職員が見ても統一した管理ができるようにした。
・療育の時間割一覧表を電話口において、すぐに調べられるようにした。
・担当者が留守の時でも、利用者に渡す書類の保管場所を決め、他の職員でも対応できるようにした。
・写真データは、厳選して[Data]のフォルダに保管するようルール化した。
【情報共有】
・問い合わせ等に対応するため、職員のスケジュール(予定)を他の職員が把握できるように、アクセスで管理表を作成し、共有化した。
 ※個人情報の取扱いがあるため、ポータルのスケジュール機能の使用は難しいため、アクセスで作成
【伝達情報の管理の徹底】
・ホワイトボードに氏名・行先・帰庁時間・伝言欄(時間ごと)の欄を作り、マグネット等で記載しやすくした。電話連絡等は各時間帯に付箋伝言を張り、誰からも分かりやすい見える化をした。確認後は各自処理する。付箋がなくなることで、伝達完了。
消防本部 予防課消防同意審査調書・消防同意事務の経験が多い職員を中心に、審査時に必要な事項をまとめた消防同意審査調書を作成。
・消防同意審査調書作成にあたって、審査調書を記入することによる事務量の増加が懸念されたため、必要最低限の項目に絞り、A4用紙両面1枚分とした。
・消防同意の決裁時に、消防同意審査調書も添付する。
・消防同意審査調書を決裁終了後、簿冊形式にて保存する。
・消防同意審査調書の簿冊に、審査時の経過記録等の必要書類も保存する。
水道局 工務課給水申込における水理計算の書式統一及び表計算ソフトの活用1 建物の種類、給水目的ごとに異なる水理計算方法について、表計算ソフトを利用して水理計算書を作成する。
2 水理計算の考え方及び水理計算書ファイルの使用方法について、水道工事店等に講習会を開催する。
3 水理計算書ファイルを水道局工務課のホームページに掲載する。
4 直結増圧式給水方式の基準の策定に伴う直結増圧式給水方式の水理計算書の作成。
農業委員会事務局荒廃農地所有者等調査

 市内農業委員に同行し、各地区における農地の利用調査を実施。荒廃農地については、土地所有者及び小作者に意向調査を送付する。既に死亡している所有者及び小作者については農地台帳上で確認できる推定相続人へ、また市外に関しては住民登録外の住所へ意向調査書を送付。

※ 市民税課の取組「個人住民税EUC処理マニュアルの作成・更新」の発表資料については、業務上の関係で公表できません。

発表会の様子

01    02

表彰項目

 最優秀賞 建築住宅課 「公共建築工事設計単価のデータベース化」

 優秀賞  地域福祉課「電話3コール」


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